Docusign Navigator : une façon intelligente de gérer vos accords

Les accords sont la force motrice de votre organisation. Bien qu’ils soient essentiels à votre réussite, ils sont rarement considérés comme tels. Cela s’explique par le fait que les accords sont souvent considérés comme des documents monotones et sans intérêt, de pures formalités pour débuter une nouvelle collaboration. Le temps et l’énergie consacrés à leur création sont comme figés dans un PDF statique, relégué aux oubliettes.

En outre, faute d’une numérisation adéquate de leur contenu, les accords se retrouvent éparpillés en une série de feuilles de calcul, de boîtes de réception, de dossiers et de papiers qui rend leur gestion impossible.

Ne pas exploiter cette information représente un manque à gagner important, car vos accords sont une source de données précieuses. Ils définissent les mécanismes de toutes vos relations stratégiques : engagements contractuels, risques, investissements et dépenses. Plutôt que de tirer parti de la richesse d’informations que renferment vos accords, ces données restent prisonnières et fragmentées, tandis que votre organisation s’épuise à gérer ses accords avec des méthodes archaïques.

Le constat est clair : une gestion inefficace des accords nuit à votre activité et se solde par une perte de temps, un manque à gagner et une exposition aux risques.

• Trouver un accord bien précis prend en moyenne 45 minutes

• 31 % des sous-traitants peinent à appréhender les conditions, les risques et les obligations associés aux contrats en vigueur

Lorsque les accords finalisés et leur contenu sont difficiles à retrouver, c’est un temps précieux qui est perdu pour les équipes chargées des ventes, du juridique et des achats. Au lieu de se concentrer sur des activités génératrices de revenus, les commerciaux passent leur temps à chercher dans les fichiers les conditions de paiement actuelles d’un client. Faute d’accès aux informations contractuelles, vous pouvez également manquer une date de renouvellement, ce qui nuit à votre croissance et vous contraint à accepter des conditions peu avantageuses. Une gestion désorganisée des accords peut également entraîner des erreurs, des problèmes de communication avec les clients et des pénalités pour non-conformité, ce qui, en fin de compte, ternit votre réputation durement acquise.

Nous sommes ravis d’annoncer une nouvelle offre conçue pour révolutionner la façon dont vous stockez, gérez et analysez les accords : Docusign Navigator, un élément fondamental de notre nouvelle plateforme Intelligent Agreement Management.

Découvrez un référentiel d’accords intelligent

Docusign Navigator est un référentiel intelligent conçu spécialement pour les accords. Non seulement il centralise vos accords, mais il accède également aux données qu’ils renferment et met en lumière des informations qui, autrement, passeraient inaperçues.

En effet, Navigator est alimenté par Docusign AI, qui identifie les attributs clés associés à vos accords, transformant ainsi efficacement des documents plats et non structurés en points de données structurés. Vos données contractuelles étant standardisées, Navigator vous permet de trouver rapidement vos accords, d’accéder instantanément aux informations essentielles et d’en tirer de précieux enseignements. De plus, les administrateurs du compte Docusign peuvent accorder l’accès aux accords en fonction des besoins de l’organisation.

Améliorez l’efficacité de vos équipes internes

Vos employés perdent-ils un temps précieux à rechercher des accords ? Navigator est un guichet unique pour stocker et gérer facilement les accords de vos équipes internes. Grâce à des fonctions de recherche complètes, les utilisateurs peuvent trouver rapidement les accords pertinents en recherchant des attributs clés (par exemple, le type d’accord, les parties) ou des mots-clés spécifiques, ou des termes connexes dans le contenu d’un accord. L’IA travaille également en coulisse, affichant les informations essentielles au premier plan tout au long de l’expérience utilisateur. Désormais, les employés bénéficieront d’une plus grande visibilité et d’un accès instantané aux informations essentielles.

Autre avantage de taille, les accords conclus avec Docusign eSignature sont automatiquement stockés dans Navigator. De plus, vous pouvez charger des accords historiques depuis votre ordinateur ou un fournisseur de stockage cloud, l’IA extrayant les données importantes pour vous faire gagner du temps et rendre vos accords plus exploitables.

Découvrez de nouvelles manières de réduire vos coûts

Il peut vous sembler quasiment impossible de maîtriser toutes les conditions et obligations contenues dans vos accords, surtout en cas de ressources limitées. Grâce à Navigator, vous pouvez confier à l’IA les tâches chronophages comme l’identification des attributs essentiels de chaque contrat.

Une fois ces informations accessibles, vous profitez de fonctionnalités supplémentaires, comme la gestion des renouvellements, pour approfondir vos relations stratégiques et découvrir des opportunités de réduction des coûts. Par exemple, comme l’IA peut identifier lesquels de vos accords seront automatiquement renouvelés et quand, vos commerciaux peuvent être plus stratégiques. Ils peuvent anticiper les renouvellements en négociant activement des conditions plus favorables, en saisissant les opportunités de vente incitative et en gardant le contrôle des échéances grâce à des rappels automatisés. De même, les équipes chargées des achats peuvent utiliser ces informations pour éviter les renouvellements automatiques coûteux et indésirables.

Renforcez la supervision et la sécurité

Aujourd’hui, la sécurité et la conformité sont plus importantes que jamais. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne les actifs les plus précieux de votre organisation : les accords. En vous appuyant sur l’IA au sein de Navigator pour enregistrer les données de vos accords, vous pouvez réduire les erreurs humaines.

De plus, vous pouvez gérer les autorisations d’accès aux accords, ce qui permet aux administrateurs de garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux accords appropriés. Par exemple, certaines personnes de l’organisation, comme le directeur juridique, peuvent se voir accorder l’accès à tous les accords conclus sur le compte. L’accès à tous les accords peut également être accordé au niveau de l’équipe (par exemple, l’équipe juridique). Outre cela, Navigator facilite et encourage l’accès aux accords pour les rôles nécessitant une forte collaboration. Par exemple, un commercial peut partager un accord finalisé avec un autre membre de son équipe ou avec l’ensemble du groupe commercial.

La gestion des accords est simplifiée

Si votre organisation peine à gérer la complexité de la gestion des accords, Navigator a été conçu pour vous simplifier la tâche grâce à l’IA. Terminés les accords perdus, plus besoin de chercher des clauses spécifiques ni de se demander quelle est la dernière version d’un accord avec un client ou un fournisseur. Votre organisation peut désormais gagner en efficacité, découvrir des opportunités de réduction des coûts et réduire les risques, le tout au sein de l’expérience Docusign que vous connaissez et en laquelle vous avez confiance.

Docusign Navigator est un élément essentiel de la plateforme Docusign IAM. En savoir plus sur les autres services de la plateforme Docusign IAM.